Descubra como eliminar os vilões e conquistar uma gestão do fluxo de caixa perfeita através de processos.
Uma gestão de fluxo de caixa com zero defeitos não sabe o que é contar com processos ineficazes, controles inadequados e informações imprecisas. Porém, sabemos que muitas empresas ainda sofrem com instabilidades econômicas diante do receio iminente através da interrupção das operações normais.
Se um evento imprevisível relacionado às finanças surgir, o caos se instaura. Se você domina a gestão do fluxo de caixa, certamente não terá problemas com os vilões que apresentaremos a seguir, mas se existe alguma dificuldade nesse processo, aprenda a dominar a gestão corporativa através das melhores práticas. Confira, na íntegra, o que pode afetar a performance e colocar tudo a perder.
Você já sentiu que os ventos estão soprando contra o seu negócio? Algumas circunstâncias realmente atrapalham as vendas e geram surpresas que nem sempre são agradáveis, reduzindo as entradas no caixa e precisamos nos preparar para isso. Mas, antes de se lançar ao mar, é necessário ajustar as velas e conferir se tudo está em pleno funcionamento. Você tem feito isso?
Enxergar somente uma parte do caixa é um dos vilões de empresas que têm como objetivo manter a boa gestão do seu fluxo de caixa, porque elas se concentram na verificação do saldo da conta no momento. Algumas perguntas devem ser feitas para enxergar a real situação, como quais transações foram compensadas pelo banco e quais não, se o saldo atual já contempla depósitos do dia anterior, se considera os pagamentos feitos recentemente aos fornecedores, por exemplo. Com as respostas, será possível entender melhor o panorama do caixa que vai muito além do saldo visível.
Bons administradores investigam a fundo os números para realizar um investimento ou segurar um pouco mais até dar este passo sem comprometer o caixa da empresa. É claro que não sugerimos que faça essa verificação manualmente ao comparar transações bancárias, por isso contar com um software faz toda a diferença. Visualizar o caixa de forma incompleta pode causar prejuízo, por isso, invista o tempo na análise de dados que devem estar disponíveis a qualquer momento.
Outro ponto que merece total atenção de profissionais para garantir uma gestão do fluxo de caixa sem incidentes é a confiabilidade dos dados. Seguindo nossa lógica, enxergar os dados parcialmente traz uma falsa impressão de que estamos em um caminho. Se os dados estiverem incorretos, contribuem para passos imprecisos.
Manter as despesas fixas de curto prazo como salários e contas de fornecedores em dia é uma obrigação, independente de quanto dinheiro esteja disponível. Como garantia de cumprimento, as empresas contam com uma linha de crédito, porém, sem uma previsão confiável em relação ao fluxo de caixa, as empresas podem solicitar mais crédito do que precisam, aumentando as taxas de juros.
Com números tão confusos, só o que fica simples é cometer erros. A reação em cadeia ganha projeções em diversos setores e inibe o crescimento da empresa como um todo. O conservadorismo em excesso pela insegurança diante dos números apresentados congela investimentos em marketing e estoque, o que se reflete na queda da demanda, vendas, receita e o fluxo de caixa amarga péssimos resultados.
Nesta etapa, ficou bem claro o quanto lidar com números reais faz a diferença. Quando abordamos o processo de orçamento anual, também funciona assim, já que a projeção é elaborada com pequenos ajustes para impulsionar as metas de desempenho (considerando o anterior).
Para promover uma gestão do fluxo de caixa pautado por números consolidados, a migração para processos mais automatizados faz total sentido. As planilhas em Excel devem ser aposentadas, pois elas não democratizam a informação e limitam o acesso.
Somamos a este tópico a preocupação em compartilhar os dados para além do time financeiro. Somente desta maneira todos os departamentos visualizam um panorama mais amplo das finanças.
Monitorar os gastos de uma casa já não é uma tarefa simples. Em uma empresa, independente do porte, incluindo as PMEs, parece impossível. A falta de controle eficaz de gastos é uma das vilãs da gestão do fluxo de caixa eficiente, porque traz efeitos desastrosos desde a falta de caixa à falência.
Estabelecer políticas e procedimentos formais de despesas, assim como a inclusão de limites de gastos, mantém a autonomia dos gestores sem extrapolar os valores. Quando não há um controle de gastos, os riscos de fraude interna aumentam, por isso a fiscalização é indispensável.
Sabemos que não são todos os clientes que cumprem os prazos e valores de pagamento acordados, mas para não deixar contas inadimplentes por essa questão, é possível dedicar uma equipe às cobranças. Quanto menos tempo for contabilizado do vencimento da conta, maiores são as chances de pagamento para colocar o fluxo de caixa em dia. Com ações quase “preventivas”, é possível eliminar mais um dos vilões que atrapalham uma boa gestão das finanças.
Ao longo de nosso material apresentamos as dificuldades em manter o fluxo de caixa em dia, mas você deve estar curioso para descobrir como contornar toda esta situação. Em breve lançaremos nosso material complementar, mas já podemos dar um spoiler: a tecnologia tem tudo a ver com a evolução dos processos.
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