Quais os maiores desafios na gestão de projetos e como evitá-los?

Evite uma gestão de projetos repleta de desafios e alcance o resultado desejado muito mais rápido seguindo alguns passos.

Planejamento, organização e o acompanhamento de múltiplas atividades é uma rotina na gestão de projetos. Ou deveria ser. Quando uma das peças se desalinha, tudo foge ao controle e se torna um obstáculo para o avanço. Conhecendo os desafios da gestão de projetos, trouxemos 3 fatores que frustram os líderes, se tornam desafios na gestão de projetos e comprometem os resultados.

3 fatores frustrantes na gestão de projetos

Projetos parados ou atrasados, equipe desmotivada, uso de ferramentas manuais e sem integração. Se isso faz parte da sua rotina, gestor, saiba que existe uma forma de evitar (e ela está mais próxima do que você imagina).

Vamos explorar juntos quais são os fatores mais frustrantes:

1. Escopo Mal Definido e Mudanças Constantes

O desafio: Muitos projetos começam com um escopo mal definido, o que leva a mudanças frequentes de requisitos ao longo do ciclo de vida do projeto. Isso pode resultar em atrasos, aumento de custos e frustração da equipe.

Como evitar: É crucial investir tempo suficiente na fase de planejamento do projeto para definir um escopo claro e documentar todos os requisitos. Utilize técnicas como a elaboração de uma Estrutura Analítica do Projeto (EAP) detalhada e envolva todas as partes interessadas na definição dos requisitos iniciais. Implemente um processo formal para solicitações de mudanças, avaliando cuidadosamente o impacto antes de incorporar alterações ao projeto. Com isso, as mudanças devem ser minimizadas.

2. Comunicação Ineficaz

O desafio: A comunicação inadequada é um problema recorrente em projetos, podendo levar a mal-entendidos, falta de alinhamento e conflitos dentro da equipe e com os stakeholders. É um desgaste que impacta negativamente na gestão de projetos e se torna um grande desafio.

Como evitar: Estabeleça canais claros e eficazes de comunicação desde o início do projeto. Realize reuniões regulares (e objetivas) de acompanhamento para manter todos os envolvidos informados sobre o progresso, desafios e decisões tomadas. Utilize ferramentas de colaboração online e crie um plano de comunicação que detalhe como e quando a informação será compartilhada. Além disso, promova uma cultura de comunicação aberta e encoraje os membros da equipe a expressarem suas preocupações e ideias.

3. Gestão Inadequada de Recursos

O desafio: Alocar recursos de maneira eficiente, como tempo, equipe e orçamento, é essencial para o sucesso do projeto. A falta de visibilidade sobre a disponibilidade dos recursos e a sobrecarga de trabalho podem levar a atrasos e baixa qualidade do trabalho.

Como evitar: Utilize ferramentas de gerenciamento de projetos que permitam o monitoramento e planejamento dos recursos de forma detalhada. Mantenha um cronograma realista, considerando a capacidade de trabalho da equipe e evitando a sobrecarga. Se possível, crie uma reserva de recursos para lidar com imprevistos e picos de demanda.

Desafio bônus na gestão de projetos: uso de ferramentas ineficazes

Uma ferramenta eficaz deve ser inovadora a ponto de proporcionar uma evolução constante dos processos, tornando seus projetos mais seguros, confiáveis e ágeis.

Ela também deve oferecer a centralização de dados que é um desafio constante na gestão de projetos. Além do desperdício de tempo aos colaboradores que precisam buscar informações em diversos softwares, gera uma imprecisão de dados, já que algumas etapas são realizadas manualmente.

Solucionar e até evitar esses problemas recorrentes na gestão de projetos é possível. Planejamento eficiente de projetos O software de gerenciamento de projetos MARIProject oferece suporte para um planejamento de projetos eficiente e, ao mesmo tempo, flexível com apoio da tecnologia. Descubra quais são os 5 pontos que destacam a ferramenta de gerenciamento de projetos dos concorrentes:

1. Economia de tempo

O MARIProject possibilita selecionar todos os itens para a cotação de vendas com dados válidos do sistema ERP. Após receber o pedido, você pode continuar trabalhando com os dados da sua cotação de custos no planejamento detalhado.

2. Visão geral dos custos

Trabalhe com diferentes visualizações de planejamento sem perder de vista os custos, pois até mesmo no gráfico de Gantt as dicas de ferramentas mostram os custos de cada recurso.

3. Planejamento ideal de recursos

Você pode usar os recursos de maneira ideal porque pode ver no gráfico de Gantt se os funcionários estão disponíveis no horário desejado, se estão atribuídos a outro projeto ou se estão de férias.

4. Pools de recursos

Com o pool de recursos, planeje e transfira as tarefas individuais para recursos específicos usando a funcionalidade de arrastar e soltar.

5. Ajuste prazos com flexibilidade

Você pode mover compromissos ou fases inteiras individualmente ou automaticamente e ver as consequências no display para poder agir de maneira estratégica.

Algumas funcionalidades, como o acesso a custos de recursos ou férias de funcionários, são baseadas na integração do MARIProject com o SAP Business One. Se você já utiliza o ERP, pode potencializar suas ações com e tornar o planejamento de projetos mais flexível com MARIProject.

Parceria MARIProject e Okser

O MARIProject é um sistema de gestão de projetos desenhado para atender as necessidades de empresas prestadoras de serviços orientadas a projetos, sejam elas pequenas, médias, subsidiárias, grandes empresas ou mesmo startups.

A Okser possui know how na implementação do MARIProject para clientes em diversos segmentos. Conheça nossos cases de sucesso e entre para este time!

Confira mais algumas vantagens do software:

✔️ Plataforma única: Informações precisas para gerenciar as finanças e projetos de forma fácil e acessível.

✔️ Mobilidade: Acessibilidade no desktop e em dispositivos móveis, com total segurança de dados.

✔️ Certificação SAP: Solução homologada pela SAP com 100% de aprovação.

✔️ Atendimento ao Cliente: Aproxime-se dos seus clientes e ofereça um atendimento rápido e integrado.

Em posse de todas essas informações, solicite uma reunião com a Okser para tornar sua gestão de projetos mais eficaz e deixar os desafios para trás.

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