Gestão de projetos: Trazendo agilidade organizacional em tempos de crise

O maior diferencial de uma organização na busca pela sobrevivência empresarial é a agilidade organizacional.

Nos últimos anos o mundo se tornou ainda mais digital e imprevisível, fazendo com que as empresas procurassem melhorias para adaptação e suporte para crises. Hoje, 20% do PIB mundial é investido na execução delas e, consequentemente, a gestão de projetos tornou-se uma área com enorme expressão, segundo o IBMEC.

Garantir a fluidez e manutenção eficiente de todos os departamentos, além da melhor metodologia possível a ser aplicada. Acompanhar o desempenho dos colaboradores, se responsabilizando pela motivação das equipes em obter os melhores resultados. Essa é a função do gerenciamento de projetos.

Quando falamos em gestão de projetos nos referimos ao significado do termo para o ambiente corporativo. Segundo o PMBOK® (Project Management Body of Knowledge), uma espécie de enciclopédia dedicada à gerência de projetos, o termo é relacionado a esforços temporários investidos para a obtenção de resultados exclusivos. Seu conteúdo é regularmente revisado pelo PMI (Project Management Institute), associação sem fins lucrativos que associa profissionais em gestão de projetos. Seu escritório central fica em Newtown Square, periferia da Filadélfia, na Pensilvânia (Estados Unidos).

Além do significado presente no PMBOK®, temos por objetivos da gestão de projetos a solução, serviço ou produtos específicos que atendam às necessidades de pessoas físicas ou jurídicas.

Como tudo aquilo que é cíclico, todo projeto possui fases indispensáveis para planejamento, execução e encerramento das atividades:

1. Fase inicial:

Onde o gestor e a equipe têm acesso a todas as informações sobre custo, tempo, qualidade e restrições presentes nessa e nas demais etapas do projeto. É preciso um conhecimento amplo do gestor de projetos para que sejam diagnosticados todos os possíveis contratempos que podem surgir e até mesmo impedir que o projeto seja bem sucedido.

2. Fase do planejamento:

Uma vez que a diretoria ou sócios concedem autorização, as atividades começam a ser planejadas e os detalhes de estruturação são definidos. Nela é possível encontrar: o gerenciamento de riscos, cronograma da proposta, planejamento das comunicações, estratégias de qualidade, etc.

3. Fase de execução:

É a fase que mais demanda esforços do gestor, uma vez que é preciso cumprir com todas as estimativas lançadas no cronograma durante a fase de planejamento, ainda que sejam possíveis alterações a pedido da diretoria e/ou sócios.

4. Fases de controle:

Monitoramento de tarefas que ocorre paralelamente ao processo de execução. É o que garante ao gestor que as atividades serão executadas conforme o planejamento.

5. Fase de encerramento:

Fase de finalização do projeto, com a agregação de dados importantes para os próximos empreendimentos. É feito um registro do aprendizado adquirido – Com experiências dos colaboradores e gerentes – Junto a um termo que isenta a diretoria de responsabilidades.

O gerenciamento bem executado torna as atividades empresariais mais dinâmicas e ágeis, além de agregar valor à organização, ajudando a alcançar os objetivos dos empreendedores por meio de criação, inovação, invenção e desenvolvimento de novas ideias.

O que 2021 trouxe para o gerenciamento de projetos?

• Transformação digital:

O maior fator de sucesso dentro do ambiente corporativo é a agilidade organizacional, focando no diagnóstico rápido de erros e no aprendizado constante. Tendo em vista que é preciso se adaptar à modernidade imposta pela evolução digital, os softwares digitais serão a base para otimizar os processos e o atendimento ao cliente. Outro fator importante para isso é a migração para a nuvem. Por conta disso os investimentos em cloud computing e demais tecnologias tendem a crescer.

• Home office:

O mundo que conhecemos como o “novo normal” trouxe, dentre as inúmeras mudanças, o home office, que veio para ficar! Esse método de trabalho traz redução de custos para a empresa e é uma alternativa mais atraente para diversos profissionais, garantindo economia de tempo e otimização de serviço.

• Tempo flexível:

Com a instalação do home office, o gestor acaba não tendo controle sobre os processos realizados por seus colaboradores. Isso também demanda processos com menor duração para que sejam mensurados. A boa notícia é que você pode gerenciar o tempo da equipe e proteger todo seu ambiente com um sistema de gestão na nuvem.

• Soft skills:

As pessoas entenderam que aprimorar suas habilidades e competências os tornam capacitados a controlar o seu próprio tempo. Porém, o gerente de projetos é o principal responsável pela entrega do projeto, e as soft skills foram adotadas para esta nova geração digital, sendo as 5 principais: comunicação, liderança, organização, empatia e resolução de conflitos e crises.

A gestão de projetos só traz benefícios para as empresas de diversos tamanhos e o mercado digital está moldando cada vez mais a forma de trabalhar. Por este motivo o MARIProject é o software de gestão ideal para o seu negócio, pois ele possibilita controlar todas informações num só lugar, de forma otimizada e acessível de qualquer lugar! Quer saber como aprimorar esse controle na sua empresa? Fale com a gente!