Empresas de Serviços: identifique os sinais que é hora de atualizar o seu ERP

Aprenda a identificar os sinais que indicam a necessidade de atualização do ERP.

Controle. Esta palavra define o que um sistema ERP em pleno funcionamento garante aos gestores. Das pequenas empresas às multinacionais, alguns sinais claros indicam a necessidade de implantação ou atualização do ERP para alavancar os negócios. Leia este artigo, aprenda a enxergá-los e a solucionar problemas de rotina que você nem desconfia estar diretamente ligados ao tema.

Por que usar um ERP em uma empresa de serviços?

Contar com um sistema de ERP otimiza as ações de uma empresa voltada a serviços, já que ela envolve liderança, colaboradores, os métodos de trabalho e, é claro, o relacionamento com o consumidor.

Quando utilizado de maneira eficaz, o software proporciona uma operação mais contínua, trazendo controle absoluto – gerenciamento do fluxo de caixa, gestão das equipes e recursos, melhor previsibilidade e planejamento, eficácia na gestão dos projetos, suas etapas e prazos, além de garantir gestão dos contratos e do pipeline de vendas, e ainda contar com um atendimento completo aos seus clientes.

Mas como saber quando é o momento de atualizar o sistema ERP?

Vamos aos itens:

1. Morosidade ao identificar gargalos

Sua equipe percebe que tem algo errado no processo, mas vive correndo atrás do prejuízo, apagando incêndios ou não tem proatividade e, por vezes, só consegue identificar qual é o problema quando tudo está prestes a ir por água abaixo.

Se esta é uma situação familiar para você, podemos supor duas possibilidades: ou a empresa ainda não conta com um sistema ERP e tudo é feito “na unha” ou o ERP está desatualizado.

Aqui, abrimos um parênteses. O desatualizado não representa a falta de atualização do software em si, mas representa a inadequação diante do momento da empresa, o negócio expandiu e o sistema não acompanhou o crescimento.

Voltando à questão anterior, sem o uso de um sistema que concentra todos os dados, fica difícil (e mais vagaroso) saber onde está o gargalo. Por exemplo, não adianta contratar mais vendedores se quando chega uma enxurrada de pedidos, a equipe de projetos não dá conta de atender.

Visualizar todo este panorama é mais simples com o uso de um sistema ERP adequado ao seu negócio.

2. Softwares desconectados

Sabemos que o crescimento de uma empresa nem sempre é linear. Às vezes o boom do crescimento é rápido, por isso, alguns períodos exigem paradas para analisar se o que foi feito até agora ainda faz sentido e planejar os próximos passos.

Esta etapa deve considerar os sistemas que são utilizados, pois gestores que já foram até desligados da empresa podem ter optado por uma ferramenta que não se encaixa mais nas necessidades ou que está desconectada dos processos, gerando uma lacuna nas informações. A incompatibilidade de dados traz muita dor de cabeça na rotina.

3. Gestor precisa caçar informações

Produtividade tem tudo a ver com organização. Investir o tempo da equipe em manter as informações atualizadas e completas em um sistema, torna a vida de todos muito mais fácil (como deve ser).

Desta forma não é necessário consultar cada colaborador para coletar os dados sobre uma venda, por exemplo, e correr risco de imprecisão nos dados, afinal, nossa memória pode falhar, né? Quando os dados são integrados, um relatório completo é gerado, uma visão 360ª pode ser avaliada e é possível identificar qualquer gargalo existente com exatidão. Mas se ainda possuir sistemas ou planilhas paralelas, a produtividade das equipes e a segurança das informações ficam completamente desfavoráveis e fora de controle.

4. Perda de tempo com tarefas operacionais

Se estamos na era da conectividade, não faz sentido ignorar a possibilidade de contar com tarefas automatizadas. Use a tecnologia para favorecer os negócios.

Além de otimizar o tempo do profissional deixando de lado a tarefa operacional, a capacidade de obter insights é ampliada, já que a concentração está focada no negócio. Ponto positivo também para o colaborador que se sente mais valorizado quando pode desenvolver atividades menos repetitivas.

5. Colaboradores não compartilham dados

A falta de integração entre sistemas gera tanto problema quanto a falta de compartilhamento de dados entre colaboradores. Com cada departamento agindo de forma autônoma, a empresa se coloca em situação de vulnerabilidade e suscetível a erros desde a gestão de contratos, rentabilidade através de um coletor de custos, controle de escalas, gerenciamento de equipe e mais.

6. Risco de multa de compliance

Estar em conformidade é uma exigência do mercado e, qualquer deslize, pode representar um alto risco às empresas, desde o pagamento de multas à imagem manchada da marca. A complexidade diante do alto volume de informações torna o compliance fiscal um pesadelo para os negócios.

Um ERP que centraliza os dados (e faz o backup em nuvem em tempo real para que gestores possam ter acesso) facilita o cumprimento das obrigações fiscais. Quem busca mais credibilidade perante fornecedores, investidores, instituições bancárias e clientes opta pelo uso de um ERP.

Processos integrados, menos retrabalho por erros de digitação, cruzamento de informações automatizado e outros fatores tornam seu uso indispensável para seguir a legislação perante os órgãos governamentais.

Estes são apenas alguns dos motivos pelos quais as empresas estão valorizando cada vez mais sistemas ERPs eficientes para os negócios. Quer saber mais sobre nossas soluções? Fale com um consultor Okser e use o poder da tecnologia SAP a favor do seu negócio.