A falta de precisão de dados é uma péssima notícia para os negócios. Uma Pesquisa do Gartner identificou que a má qualidade das informações coletadas e analisadas pelas empresas tem um custo médio de US$ 12,9 milhões por ano. Mas o mais assustador é que 60% das organizações sequer têm conhecimento do custo anual com dados de má qualidade.
Dados precisos têm peso importante para a implementação de um ERP. Há uma série de riscos envolvidos para o sucesso da implementação, que pode acarretar perdas de receita e outras despesas operacionais, além de afetar a reputação da empresa e até punições legais e regulatórias, se as informações em poder da empresa forem de baixa qualidade.
E o motivo para isso é simples: um sistema ERP com dados imprecisos, incompletos ou inconsistentes não irá fornecer análises e relatórios confiáveis. Imagine não contar com dados precisos e confiáveis para avaliar uma operação financeira, qual será o resultado?
Porque a precisão de dados é importante para o ERP
Dados sujos podem ser provenientes de informações estruturadas e não estruturadas e apresentam erros ou podem estar incompletos. Eles podem ser fruto de informações duplicadas ou desatualizadas, ou não terem sido mapeados corretamente. A falta de precisão pode vir de valores de campos ausentes, formatos incorretos, registros duplicados de clientes ou valores relacionados a estruturas organizacionais legadas.
Por isso, garantir a qualidade dos dados durante a implementação de um ERP exige planejamento, validação, verificação cruzada e criação de fluxos de trabalho que auditem essas informações. O uso da automação baseada em inteligência artificial e aprendizado de máquina também podem ajudar a garantir a precisão de dados.
Problemas com a qualidade dos dados, se não forem identificados e resolvidos durante a implementação, podem prejudicar totalmente o projeto. Por isso, é fundamental que as organizações conheçam as informações em seu poder e as validem antes da implementação.
Como reduzir problemas com a precisão de dados?
Dados de qualidade devem atender a cinco critérios:
Informações completas garantem não haver valores faltantes que possam impactar negativamente na entrada de dados no sistema e nas análises. Portanto, tenha certeza de que todos os dados necessários estão disponíveis e se eles irão responder às questões relacionadas aos negócios. Se as respostas para essas questões forem positivas, então seus dados estão completos.
Dados consistentes são aqueles que não trazem informações duplicadas, faltantes ou imprecisas. Normalmente, o problema de inconsistência ocorre no momento em que as informações são transferidas de sistemas legados durante a implementação do ERP. Por isso, é necessário prestar atenção aos diferentes formatos e estrutura de dados utilizado. Por exemplo, verificando se as informações de contato de um cliente estão em uma única coluna ou várias. Outro fator importante para evitar problemas com a precisão de dados é entender se o ERP permite que valores customizados sejam armazenados. E, em caso de negativa, se um sistema será configurado para manter as informações ou se elas irão para uma solução de armazenamento.
O ERP permite análises em tempo real, mas para isso é necessário que os dados estejam atualizados para gerar relatórios e insights precisos. Se esses dados não estiverem atualizados, é importante contar com um cronograma de atualizações que deve ser compartilhado com as partes interessadas para que possam utilizar as informações adequadamente.
As informações podem ter sido coletadas em tempo real ou há anos, mas o importante é que elas sejam precisas e que façam sentido em um contexto específico. Um endereço de e-mail não costuma mudar com o tempo, mas isso deve ser confirmado para ter certeza de que pertence a um domínio real e ativo. Portanto, implemente ações para verificar a precisão de dados.
A precisão de dados precisa atender aos requisitos da organização, satisfazendo condições específicas. Por exemplo, avaliar os riscos de crédito de um cliente quando ele alcança um determinado valor ou um intervalo baseado em grupos de cliente com o mesmo perfil. Para isso, é importante certificar-se que as informações armazenadas atendam às condições desejadas.
Como criar um plano para garantir a precisão de dados no ERP?
Algumas ações garantem a precisão de dados na implementação de um ERP, contribuindo para evitar problemas de qualidade de informações e o sucesso dessa implementação:
O Gartner pontua que nem todos os dados em poder da empresa têm a mesma importância e recomenda focar em informações que realmente possam influenciar na tomada de decisões e nos resultados dos negócios. Por isso, concentre a migração de dados em informações de alta prioridade, valide, padronize e limpe esses dados.
Identificados quais dados serão migrados, é necessário higienizá-los. Esse processo pode ser feito por meio de uma ferramenta automatizada, mas as informações ainda precisarão ser revisadas para identificar inconsistências. Durante o processo, a verificação garante que as informações se mantenham disponíveis, acessíveis, completas e no formato correto. Essa limpeza consiste no gerenciamento de informações duplicadas, acréscimo de informações ausentes e validação da precisão de dados.
O processo de validação visa completar valores ausentes e eliminar duplicações, fator crítico para uma implementação de ERP. Esse processo deve garantir que os dados migrados sejam adequados para a finalidade desejada. O Gartner recomenda a realização de perfis de dados e o monitoramento das informações.
Feita a validação, analise as informações em um contexto mais amplo, considerando as medidas utilizadas para a captura dos dados e o que se espera deles. Dessa forma, é possível otimizar o desempenho da análise e permitir decisões mais informadas. Essa análise também permite identificar relatórios irrelevantes que não precisam ser desenvolvidos durante a implementação do ERP.
Garantir a precisão de dados não depende unicamente da tecnologia, mas de uma avaliação contínua e da implementação de práticas para tornar as informações confiáveis e identificar problemas relacionados a elas. Por isso, é importante compartilhar informações por toda a empresa, realizar verificações regulares no sistema, utilizar sistemas de automação para a limpeza e simplificar processos.
A Okser é especialista em soluções integradas para gestão empresarial e projetos, reconhecida pela SAP por sua expertise. Por isso, é a parceira ideal para a implementação do ERP SAP Business One na sua empresa e alavancar os negócios.
Como parceria da SAP, a Okser garante uma gestão otimizada por meio de soluções acessíveis, como o próprio SAP Business One, que se adapta às necessidades de cada empresa, garantindo que rotinas e projetos sejam realizados com processos confiáveis e eficazes. Entre em contato e saiba mais.
Saiba como a Okser ajudou clientes por todo o país a reinventar a forma de gerir seus negócios com a tecnologia do SAP Business One.
Fale com um dos nossos especialistas e saiba como levar a sua gestão a um novo patamar.
Quero falar com um especialista
