Descubra as boas práticas para acompanhar os projetos, sejam presenciais ou não, de forma eficiente para, assim, melhorar os resultados do seu negócio.
O acompanhamento é uma tarefa inicial que todo gestor — ou responsável — precisa fazer para garantir o sucesso de qualquer projeto. Seja para evitar atrasos ou manter o orçamento em dia, é preciso se envolver com as demandas para evitar surpresas desagradáveis.
Mas essa tarefa nem sempre é fácil. Com tantas situações que podem ocorrer, é preciso se manter organizado para nada sair de controle. Portanto, o responsável pelo projeto precisa de algumas boas práticas para realizar as entregas no prazo e qualidade previstos.
Quer conhecer essas boas práticas para fazer um acompanhamento efetivo de projetos? Continue lendo para conferir as dicas que separamos sobre o tema. Boa leitura!
Previsões, prazos, custos e recursos (dentre tantos outros itens que devem ser monitorados) são definidos na fase de escopo e validados com o cliente. Isso permite um alinhamento entre as partes interessadas no sucesso do projeto.
A partir desses dados, é importante criar um checklist de itens que serão verificados diariamente, semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente — dependendo da complexidade do projeto.
Esse checklist deve ser de conhecimento de todos e envolver todas as áreas do projeto, onde o objetivo é monitorar as métricas de desempenho, seja o previsto ou o realizado. Com essa tática, caso haja qualquer desvio, é possível agir rapidamente para corrigir o caminho e manter as atividades conforme o planejado.
Visando garantir a efetividade da tarefa, esqueça as planilhas e o acompanhamento manual de projetos, pois é fácil se perder entre as diversas abas ou versões de atualização. Tomar uma decisão importante para o projeto ao visualizar dados antigos é um erro que as ferramentas de gerenciamento de projetos já eliminaram.
Outro ponto importante no acompanhamento são as definições de indicadores — também conhecidos como KPIs. Esses KPIs servem para que você acompanhe a evolução das atividades ao longo do tempo e saiba quanto falta para atingir os objetivos e as metas propostos para o projeto.
Ele também serve para identificar falhas de forma proativa, ou até mesmo atrasos em algum ponto do projeto.
Os indicadores de performance sempre devem ser mensuráveis, realistas e fáceis de compreender, seja pelo gestor e pela equipe. Dessa forma, todo o time saberá exatamente como está o andamento do projeto e o que deve ser feito para finalizá-lo com eficiência e qualidade, respeitando sempre as vontades do cliente.
Para aumentar a eficiência, elencamos 5 KPIs que merecem sua atenção durante o acompanhamento de projetos:
Uma boa forma de coletar e analisar dados no acompanhamento de projetos é com o auxílio de uma ferramenta de gerenciamento. Essa ferramenta tem a capacidade de processar os dados das áreas envolvidas e, em questão de segundos, informar o andamento das estratégias.
Com esses dados em mãos, os gestores poderão atuar rapidamente para minimizar o impacto de um atraso, por exemplo, ou realocar recursos para corrigir um problema que está começando a acontecer.
O nível de dificuldade de análise aumenta ainda mais quando é preciso gerenciar projetos simultaneamente e ainda sim manter um alto nível de atendimento aos clientes. Em um cenário tão desafiador, integrar a equipe através da tecnologia é indispensável.
Todas as informações a respeito do acompanhamento do projeto devem ser compartilhadas com a equipe. Isso é essencial para que os responsáveis se mantenham engajados em finalizar as tarefas conforme o planejamento inicial.
Além disso, qualquer problema que esteja acontecendo pode ser resolvido diretamente por essa equipe. Assim, os colaboradores poderão trabalhar de forma autônoma e responsável com relação às entregas.
Para obter essa capacidade de ação remota e independente, é necessário contar com uma ferramenta que entregue acessibilidade das informações e disponibilidade. A utilização de dados para acompanhamento dos projetos com mobilidade é o que trará à sua empresa mais agilidade organizacional e assertividade nas decisões, gerando economia de tempo e de custos.
Em todas as etapas do seu projeto, do começo ao fim, não se esqueça de manter o foco nos objetivos traçados e na constante evolução do seu trabalho. É importante mirar no futuro e utilizar os erros do passado como aprendizado, evitando que eles se repitam no projeto atual.
Muitas vezes, é melhor desacelerar para realizar as tarefas com mais qualidade do que parar o projeto totalmente. Depois, com os devidos ajustes realizados, a equipe pode acelerar para evoluir rapidamente e ficar dentro dos prazos combinados.
Como orientamos, o cálculo de desvio de prazo, tanto para projetos concluídos quanto para projetos em andamento, fornece um panorama sobre o resultado estar dentro do esperado, adiantado ou atrasado.
Todo projeto é passível de falhas e imprevistos, cabendo ao gestor manter a tranquilidade e orientar sua equipe para fazer as correções necessárias o mais brevemente possível. Quanto mais cedo eles forem feitos, melhor será para evitar desgastes futuros com os envolvidos.
Portanto, preze pela identificação rápida das falhas e, da mesma forma, busque soluções que não demorem para acontecer. Mesmo que o erro seja uma realidade, a velocidade de resposta da equipe é o que vai, muitas vezes, garantir o sucesso da empreitada.
O melhor é que pequenas, médias, subsidiárias de grandes empresas ou mesmo startups se beneficiam de um acompanhamento efetivo de projetos, independente da complexidade. Ao implementar uma administração de custos e recursos, o resultado se reflete na maior qualidade em cada uma das etapas do projeto.
Quando você mantém o foco nos resultados que deve gerar para o cliente, fica muito mais fácil tomar decisões e seguir adiante sem se prender a erros passados. O mesmo vale para a equipe, que também precisa manter o foco nos resultados.
Dessa forma, a criatividade e o pensamento crítico estarão sempre voltados para encontrar maneiras mais ágeis e efetivas de entregar aquilo que o cliente precisa. Por fim, essa atitude aumenta o valor agregado de cada projeto concluído.
Agora que você entendeu quais são as boas práticas para acompanhar um projeto com eficácia, é hora de utilizar o melhor da tecnologia para tornar a sua rotina mais fácil e produtiva.
Estamos falando do MARIProject, uma ferramenta indispensável para gestores que precisam de eficiência na condução das tarefas.
O MARIProject ajuda no controle dos projetos de forma completa, desde cálculo, gerenciamento de recursos, compra, controle de tempo e faturamento. Os dados estão em um único sistema e seus colaboradores têm acesso à mesma base de dados, o que permite uma análise sempre atualizada das tarefas.
Além disso, a integração das funcionalidades de Gerenciamento de Projetos eficaz do MARIProject com o SAP Business One possibilita a redução de erros na alimentação manual de dados.
Com o melhor dos dois mundos e muita tecnologia, nenhuma informação se perde e o acompanhamento efetivo de projetos está assegurado. Conte com um suporte ágil e um histórico detalhado de todos os dados para que seu projeto alcance resultados consistentes.
Você, gestor, ganha uma visão 360º de toda a operação com muito mais transparência e acessibilidade.
Então, seja na economia de tempo e custeio do projeto, ou com relatórios poderosos e precisos com poucos cliques, além de uma interface simples e intuitiva, o software possibilita a gestão dos projetos de sua empresa com maior facilidade e, principalmente, com eficácia.
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