A adoção de um novo sistema ERP ou sua substituição, pode apresentar grandes desafios, envolver muitos decisores, e sair de escopo, caso não haja um planejamento prévio.
Primeiramente, pode fazer mais sentido entender como um sistema ERP opera, quais vantagens serão percebidas ao longo do uso, mas principalmente, suas expectativas em relação a esta adoção – quais problemas espera resolver e quais resultados deseja alcançar.
Em sua maioria, existe muita incerteza sobre a aderência aos processos, incerteza em relação a segurança dos dados, retorno de investimento e até mesmo integrações com outras plataformas já utilizadas.
Porém, a fim de eliminar algumas incertezas e ajudar na decisão de adotar um sistema de gestão empresarial, exploraremos 10 pontos importantes para você ter em mente, antes mesmo de tomar uma decisão. Vamos conferir na íntegra?
Antes de decidir implementar um ERP, você deve analisar e pensar cuidadosamente por quais razões acredita que sua empresa precisa passar por uma transformação e atualização dos processos de negócios, cultura e sua forma de evoluir.
Se optar por implementar um ERP, deverá pensar em uma boa estratégia, comunicar a decisão às equipes e envolver seus principais gestores e líderes para que haja sucesso em todas as etapas evolutivas, com todos os usuários e potenciais novos usuários.
Você também deve reservar tempo suficiente para o planejamento e implementação do projeto de ERP, caso contrário, corre-se o risco de o projeto falhar desde o início.
As pessoas são parte essencial de qualquer organização e um fator importante para o sucesso de uma implementação ou substituição de ERP. A disponibilidade de profissionais qualificados, com mais expertise e experiência no tema, pode ser particularmente útil, uma vez que processos importantes podem ser mapeados, otimizados e melhorados antecipadamente.
Esta maturidade nos profissionais também ajuda a aumentar a transparência entre todos os envolvidos no projeto – liderança e liderados - garantindo mais assertividade durante esta nova fase.
O conhecimento e a comunicação interna do projeto são muito importantes na aquisição ou substituição do sistema ERP. A estreita colaboração do gestor do projeto com todos os envolvidos e superiores garante que o sistema atenda aos requisitos da organização e que a implementação ocorra sem problemas. A comunicação deve ser aberta e ocorrer regularmente.
Uma implementação de ERP bem-sucedida é um projeto significativo e que requer muito conhecimento e dedicação. Perseguir um objetivo comum e se concentrar nos aspectos essenciais, pode garantir melhor efetividade.
Mapear processos e necessidades particulares de cada negócio e departamento, fará a diferença. Faz sentido entender as demandas dos usuários e dar-lhes a oportunidade de apresentar o seu ponto de vista? Pode ser um bom ponto de partida, no entanto, isto requer uma certa sensibilidade por parte dos gestores e líderes, a fim de encontrarem o equilíbrio ideal entre padronização e flexibilidade, para fase inicial da entrega do projeto.
As otimizações podem ser faseadas, mediante adaptação dos processos e usuários, e frequentemente estarem em pauta de discussão para alinhamento transparente entre a empresa implementadora e o cliente.
As implementações de ERP variam em termos de complexidade e entrega, mas todas exigem tempo e paciência, já que uma nova fase de gestão está para ser implementada. Portanto, é aconselhável planejar tempo suficiente para a fase de testes.
Os dados mestre são a essência de todo sistema ERP e indispensáveis para o funcionamento do software. Por isso, as bases de sustentação de um negócio, como: relação da carteira de clientes, potenciais clientes, fornecedores, itens, matéria-prima, produto acabado ou semiacabado, serviços, além do entendimento e preocupação com questões mais burocráticas, como registros contábeis, integrações necessárias com outras plataformas, entre outros – requer cuidados.
Se os dados estão desatualizados, incorretos ou duplicados, isso pode trazer desgaste nas equipes envolvidas durante o projeto, fora erros e falhas nas parametrizações dos processos no software ERP, deixando os novos usuários insatisfeitos com a solução.
Para evitar problemas de dados mestre desde o início e até mesmo após a implementação, é melhor organizá-los e mantê-los corretamente. A empresa parceira da implementação também deverá apoiá-los durante esta fase.
A implementação de um ERP é um projeto relevante que requer atenção, tempo e pessoas. Portanto, não deve ser preterido de maneira imprudente. É importante definir claramente a prioridade do projeto desde o início e se planejar para tal. Caso contrário, ele facilmente estará sempre no final da lista de prioridades, os desafios nos processos de negócio se manterão, e a transformação digital e inteligência de dados será adiada novamente.
Uma implementação bem-sucedida de ERP é de grande importância para o futuro de uma empresa. O treinamento é essencial para que todos os colaboradores usuários da solução possam compreender e utilizar adequadamente o sistema. Contudo, as necessidades de formação devem ser cuidadosamente definidas e coordenadas para que os funcionários tenham tempo para se familiarizar com a nova tecnologia.
A introdução de um novo software de gestão é um desafio para muitas empresas. Tal projeto não afeta apenas os funcionários individualmente, mas toda sua essência e cultura. No entanto, se houver planejamento e atenção aos pontos mencionados acima, poderá ser mais fácil neutralizar possíveis obstáculos desde o início e nada impedirá que sua implementação seja bem-sucedida.
Se você está em uma jornada de seleção de novos fornecedores, avaliando potenciais sistemas com maior aderência às necessidades e particularidades da sua empresa, saiba que podemos ajudar a analisar os pontos indicados acima e garantir mais segurança a esta importante fase de mudança e adaptação.
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